Hvordan håndtere permittering i ditt lønnssystem?

Svært mange bedrifter må nå permittere noen eller alle ansatte. Hvordan løser du dette i ditt lønnssystem? Vi kommer her med tips til de som bruker Huldt & Lillevik, Visma Lønn og Visma.net Payroll

Hvordan håndtere permittering i ditt lønnssystem?

Oppdatert 22.03.2020 - kl. 14:00 (Morten Sætra / Jens Erik Mjølnerød)

Permittering

Det er krevende tider, og mange bedrifter ser seg nødt til å gå til permitteringer. Vi får også mange spørsmål ang. dette nå. Mange av spørsmålene rundt dette er det NAV som må besvare, men vi har laget denne lille guiden som forhåpentlig kan hjelpe deg å finne frem til de rette svarene.

Det er nå vedtatt (20. mars 2020) midlertidige endringer som innebærer at de ansatte skal få full lønn (inntil 6G) i de første 20 dagene. Arbeidsgiver skal betale for de første to dagene av permisjons-perioden, mens staten betaler for de neste 18 dagene av perioden. I tillegg må arbeidsgiver betale for 2 dager som er varslingsperioden. De som er permittert og fortsatt mottar lønn fra arbeidsgiver går over på ny ordning fra og med 20. mars.

Arbeidsgivers meldeplikt til NAV om permittering

Arbeidsgivere som vurderer å gå til permitteringer skal så tidlig som mulig gi melding til NAV.

Fra NAV’s sider:

En arbeidsgiver som vurderer å gå til masseoppsigelser skal så tidlig som mulig gi melding om dette til NAV. Meldeplikten skal sikre at NAV kan bistå virksomheten og de berørte arbeidstakerne.

Med masseoppsigelser menes at minst 10 arbeidstakere blir sagt opp innenfor et tidsrom på 30 dager. Når en arbeidsgiver planlegger masseoppsigelser vil den tidligst tre i kraft 30 dager etter at NAV har fått melding.

Arbeidsgiver skal gi tilsvarende melding til NAV hvis minst 10 arbeidstakere vil bli permittert uten lønn, eller vil få sin ukentlige arbeidstid redusert med mer enn 50 prosent i mer enn fire uker.

Dersom du skal permittere færre enn 10 personer antar vi utfra dette at det ikke er nødvendig med egen varsling til NAV.

Varsel til de ansatte - Fra NAV’s sider:

De ansatte skal normalt ha varsel om permittering senest 14 dager før permitteringen trer i kraft. Ved uforutsette hendelser er fristen normalt to dager. (For mange vil det nå være to dager som gjelder. Men det må også veies opp mot de ansattes rettigheter. (vår kommentar))

Varselet skal inneholde: Informasjon om permitteringens årsak, varslingsdato, dato for iverksettelse og permitteringens lengde, hvem som blir permittert, og om det er hel eller delvis permittering. 

I tillegg bes du som arbeidsgiver oppgi følgende i varselet:  

·        Om det er enighet mellom partene på arbeidsplassen om permitteringen (JA/NEI)

·        Den permitteres stillingsstørrelse

·        Når den permitterte ble ansatt i bedriften  

Dersom permitteringsvarselet inneholder denne informasjonen, vil dette som hovedregel være tilstrekkelig for å kunne behandle søknad om dagpenger under permittering.

Du finner mer informasjon for deg som arbeidsgiver i lenkene under.        

https://www.nav.no/no/bedrift/innhold-til-bedrift-forside/nyheter/permitteringer-som-folge-av-koronaviruset

https://www.nav.no/no/bedrift/oppfolging/permittering-og-omstilling/permittering-og-oppsigelse


 

Hva med refusjon fra NAV når full lønn for måneden allerede er betalt?

Mange arbeidsgivere har nå allerede betalt full lønn for perioden, f.eks. mars lønn. Dersom de ansatte har mottatt permisjonsvarsel hvor arbeidsgiver har bare to dagers lønnsplikt, har de jo allerede fått lønn for dager som de vil motta dagpenger fra NAV. Spørsmålet som da har kommet, er om arbeidsgiver kan få disse lønnsmidlene tilbakebetalt fra NAV. Her er svaret fra NAV nei. Disse pengene må tilbakebetales av den ansatte eller motregnes når den ansatte er tilbake i vanlig lønnet arbeid.

NB! Det har nå kommet frem at det har vært diskutert muligheten for at NAV betaler refusjon til arbeidsgiver, men dette er ikke besluttet. Foreløpig er det reglene ovenfor som gjelder.        

Arbeidsgiverer pålagt å rapportere permittering i a-meldingen

Arbeidsgiver er pålagt å rapportere permittering i a-meldingen. Det gjøres som beskrevet nedenfor.

Huldt& Lillevik lønn:

Permittering registreres under menyvalg: Fravær | Registrere fravær og ferie

·        Legg inn fraværet med riktig fra og til dato →Kode for permittert → og riktig permisjonsprosent i feltet Syk%. Dersom den ansatte skal permitteres i 100 % trenger du ikke registrere noe i feltet Syk%  

Fraværskoden for permittert skal se ut som vist under.
NB! Viktig at den har Type = Permittering

Vi anbefaler å sende inn a-melding med kun ansattinfo så snart permisjonene er registrert.

Hvordan du kan redusere lønnen til noen som er delvis permittert vises her:

https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Huldt-Lillevik-Lonn/Hvordan-kan-du-behandle-lonn-nar-den-ansatte-er-i-permisjon/ta-p/29830


Visma Lønn:

Det er viktig å legge inn på ansatte at de er permittert under ansattinfo: Grunndata → ansatte → ansattopplysninger. Her skal da første dag med permittering legges inn som dato, selv om lønnsplikten er 2 dager. Så må man sende inn en a-melding med kun ansattinfo så snart man har lagt inn permittering slik at NAV får beskjed.

Her viser Visma Lønn hvordan man reduserer lønnen til noen som er delvis permittert:

https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Lonn/Redusert-fastlonn-til-ansatt-som-er-i-permittering-eller-i/ta-p/232721?search-action-id=38293449210&search-result-uid=232721

Inntektsmelding

Arbeidsgiver skal IKKE sende inntekstmelding ifbm permittering.

Dagpengegrunnlaget beregnes ut fra bruttoinntekt de siste12 eller 36 månedene, avhengig av hva som gir høyeste utbetaling.

Visma.net Payroll:

1.      Velg Employees | Oversikt

2.      Merk ansatt som skal permitteres

3.      Klikk i fanen A-melding/NAV

4.      Klikk på pluss-tegnet ved siden av Permittering. Legg inn Startdato for permittering og permitteringsprosent. Om sluttdato for permitteringen ikke er kjent, kan feltet Sluttdato stå åpent.

5. Klikk Lagre.

6. Permitteringen vil bli innrapportert til Altinn via a-melding i neste lønnskjøring. Dersom du ønsker å sende inn en a-melding umiddelbart, kan du opprette en ekstra lønnskjøring for kun innrapportering av arbeidsforhold

7. For fastlønnede må du å stoppe utbetaling av fastlønn.

8. Klikk fanen Transaksjoner - Faste transaksjoner og velg Legg til transaksjon.

9. Angi Fra dato 2 dager etter at permittering startet.

I vårt eksempel startet permisjonen 16.03.20, lønnen skal da stoppe 18.03.20. Om sluttdato for permitteringen ikke er kjent, kan feltet Til dato stå åpent.

10. Velg lønnsarten 10090 - Stopp Fastlønn

11. Hvis det er en delvis permisjon (ikke 100%), angir du dette i feltet Faktor. Om den ansatte er permittert i 50%, legger du 0,5 i feltet. 

Det skal IKKE sendes inntektsmelding ved permittering.

Dagpengegrunnlaget beregnes ut fra bruttoinntekt de siste 12 eller 36 månedene, avhengig av hva som gir høyeste utbetaling.

Naturalytelser når den ansatte er permittert

Når perioden hvor vi betaler / forskutterer dagpenger er over og NAV tar over utbetalingen vil vi ikke lenger ha noe lønn som utbetales. Dersom den ansatte beholder naturalytelser som f.eks. fri bil og fri telefon får vi ikke trukket skatt i disse naturalytelsene. Da oppstår spørsmålet om hvordan dette skal praktiseres.      

Vi skal dabenytte altinn skjema RF – 1306 (Kontaktskjema – Skatteetaten (næringsdrivende)).Vi må ta med navn og fødselsnummer på den ansatte som har naturalytelsen, samthvilke naturalytelser den ansatte har fordel av, og beløp. Arbeidsgiverstrekkplikt er da ivaretatt ved å sende denne meldingen.

Skattekontoretkan da endre skattekortet ev. utskrive forskuddsskatt.

Dersom den ansatte parkerer bilen på jobben i permitteringsperioden, eller leverer inn andre naturalytelser skal de ikke beskattes for dette i den perioden. Fordelen(naturalytelsen) kan da stoppes i lønnssystemet i den aktuelle perioden.

Hente rapporten A07 a-meldingavstemming

Dersom du ønsker å få en kvittering / se på de permisjonene du har sendt inn kan du bestille og hente rapporten A07 a-melding avstemming fra altinn. Rapporten kan bestilles på altinn.no, eller direkte i lønnssystemet.

På fane 2 Arbeidsforhold i Excel arket du mottar kan du se Permisjonsid, Startdato, Sluttdato, Permisjonsprosent og Permisjonsbeskrivelse.  

Permittering - for den ansatte:

Den ansatte må selv søke om dagpenger i permitteringsperioden. Du finner mer informasjon om dette i lenkene under.  

NB! Som en del av den ansattes søknad om dagpenger må arbeidstaker også registrere seg som arbeidssøker. Dette kan kanskje for noen virke litt rart og ukomfortabelt dersom man skal være permittert i f.eks. 3 uker, og vet man skal tilbake til sin arbeidsgiver, men det er altså nødvendig for å kunne søke om dagpenger.        

     

https://www.nav.no/no/person/arbeid/dagpenger-ved-arbeidsloshet-og-permittering/dagpenger-nar-du-er-permittert#chapter-1

March 16, 2020

Andre aktuelle saker

SE ALLE VÅRE NYHETER

Oppdatert 22.03.2020 - kl. 14:00 (Morten Sætra / Jens Erik Mjølnerød)

Permittering

Det er krevende tider, og mange bedrifter ser seg nødt til å gå til permitteringer. Vi får også mange spørsmål ang. dette nå. Mange av spørsmålene rundt dette er det NAV som må besvare, men vi har laget denne lille guiden som forhåpentlig kan hjelpe deg å finne frem til de rette svarene.

Det er nå vedtatt (20. mars 2020) midlertidige endringer som innebærer at de ansatte skal få full lønn (inntil 6G) i de første 20 dagene. Arbeidsgiver skal betale for de første to dagene av permisjons-perioden, mens staten betaler for de neste 18 dagene av perioden. I tillegg må arbeidsgiver betale for 2 dager som er varslingsperioden. De som er permittert og fortsatt mottar lønn fra arbeidsgiver går over på ny ordning fra og med 20. mars.

Arbeidsgivers meldeplikt til NAV om permittering

Arbeidsgivere som vurderer å gå til permitteringer skal så tidlig som mulig gi melding til NAV.

Fra NAV’s sider:

En arbeidsgiver som vurderer å gå til masseoppsigelser skal så tidlig som mulig gi melding om dette til NAV. Meldeplikten skal sikre at NAV kan bistå virksomheten og de berørte arbeidstakerne.

Med masseoppsigelser menes at minst 10 arbeidstakere blir sagt opp innenfor et tidsrom på 30 dager. Når en arbeidsgiver planlegger masseoppsigelser vil den tidligst tre i kraft 30 dager etter at NAV har fått melding.

Arbeidsgiver skal gi tilsvarende melding til NAV hvis minst 10 arbeidstakere vil bli permittert uten lønn, eller vil få sin ukentlige arbeidstid redusert med mer enn 50 prosent i mer enn fire uker.

Dersom du skal permittere færre enn 10 personer antar vi utfra dette at det ikke er nødvendig med egen varsling til NAV.

Varsel til de ansatte - Fra NAV’s sider:

De ansatte skal normalt ha varsel om permittering senest 14 dager før permitteringen trer i kraft. Ved uforutsette hendelser er fristen normalt to dager. (For mange vil det nå være to dager som gjelder. Men det må også veies opp mot de ansattes rettigheter. (vår kommentar))

Varselet skal inneholde: Informasjon om permitteringens årsak, varslingsdato, dato for iverksettelse og permitteringens lengde, hvem som blir permittert, og om det er hel eller delvis permittering. 

I tillegg bes du som arbeidsgiver oppgi følgende i varselet:  

·        Om det er enighet mellom partene på arbeidsplassen om permitteringen (JA/NEI)

·        Den permitteres stillingsstørrelse

·        Når den permitterte ble ansatt i bedriften  

Dersom permitteringsvarselet inneholder denne informasjonen, vil dette som hovedregel være tilstrekkelig for å kunne behandle søknad om dagpenger under permittering.

Du finner mer informasjon for deg som arbeidsgiver i lenkene under.        

https://www.nav.no/no/bedrift/innhold-til-bedrift-forside/nyheter/permitteringer-som-folge-av-koronaviruset

https://www.nav.no/no/bedrift/oppfolging/permittering-og-omstilling/permittering-og-oppsigelse


 

Hva med refusjon fra NAV når full lønn for måneden allerede er betalt?

Mange arbeidsgivere har nå allerede betalt full lønn for perioden, f.eks. mars lønn. Dersom de ansatte har mottatt permisjonsvarsel hvor arbeidsgiver har bare to dagers lønnsplikt, har de jo allerede fått lønn for dager som de vil motta dagpenger fra NAV. Spørsmålet som da har kommet, er om arbeidsgiver kan få disse lønnsmidlene tilbakebetalt fra NAV. Her er svaret fra NAV nei. Disse pengene må tilbakebetales av den ansatte eller motregnes når den ansatte er tilbake i vanlig lønnet arbeid.

NB! Det har nå kommet frem at det har vært diskutert muligheten for at NAV betaler refusjon til arbeidsgiver, men dette er ikke besluttet. Foreløpig er det reglene ovenfor som gjelder.        

Arbeidsgiverer pålagt å rapportere permittering i a-meldingen

Arbeidsgiver er pålagt å rapportere permittering i a-meldingen. Det gjøres som beskrevet nedenfor.

Huldt& Lillevik lønn:

Permittering registreres under menyvalg: Fravær | Registrere fravær og ferie

·        Legg inn fraværet med riktig fra og til dato →Kode for permittert → og riktig permisjonsprosent i feltet Syk%. Dersom den ansatte skal permitteres i 100 % trenger du ikke registrere noe i feltet Syk%  

Fraværskoden for permittert skal se ut som vist under.
NB! Viktig at den har Type = Permittering

Vi anbefaler å sende inn a-melding med kun ansattinfo så snart permisjonene er registrert.

Hvordan du kan redusere lønnen til noen som er delvis permittert vises her:

https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Huldt-Lillevik-Lonn/Hvordan-kan-du-behandle-lonn-nar-den-ansatte-er-i-permisjon/ta-p/29830


Visma Lønn:

Det er viktig å legge inn på ansatte at de er permittert under ansattinfo: Grunndata → ansatte → ansattopplysninger. Her skal da første dag med permittering legges inn som dato, selv om lønnsplikten er 2 dager. Så må man sende inn en a-melding med kun ansattinfo så snart man har lagt inn permittering slik at NAV får beskjed.

Her viser Visma Lønn hvordan man reduserer lønnen til noen som er delvis permittert:

https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Visma-Lonn/Redusert-fastlonn-til-ansatt-som-er-i-permittering-eller-i/ta-p/232721?search-action-id=38293449210&search-result-uid=232721

Inntektsmelding

Arbeidsgiver skal IKKE sende inntekstmelding ifbm permittering.

Dagpengegrunnlaget beregnes ut fra bruttoinntekt de siste12 eller 36 månedene, avhengig av hva som gir høyeste utbetaling.

Visma.net Payroll:

1.      Velg Employees | Oversikt

2.      Merk ansatt som skal permitteres

3.      Klikk i fanen A-melding/NAV

4.      Klikk på pluss-tegnet ved siden av Permittering. Legg inn Startdato for permittering og permitteringsprosent. Om sluttdato for permitteringen ikke er kjent, kan feltet Sluttdato stå åpent.

5. Klikk Lagre.

6. Permitteringen vil bli innrapportert til Altinn via a-melding i neste lønnskjøring. Dersom du ønsker å sende inn en a-melding umiddelbart, kan du opprette en ekstra lønnskjøring for kun innrapportering av arbeidsforhold

7. For fastlønnede må du å stoppe utbetaling av fastlønn.

8. Klikk fanen Transaksjoner - Faste transaksjoner og velg Legg til transaksjon.

9. Angi Fra dato 2 dager etter at permittering startet.

I vårt eksempel startet permisjonen 16.03.20, lønnen skal da stoppe 18.03.20. Om sluttdato for permitteringen ikke er kjent, kan feltet Til dato stå åpent.

10. Velg lønnsarten 10090 - Stopp Fastlønn

11. Hvis det er en delvis permisjon (ikke 100%), angir du dette i feltet Faktor. Om den ansatte er permittert i 50%, legger du 0,5 i feltet. 

Det skal IKKE sendes inntektsmelding ved permittering.

Dagpengegrunnlaget beregnes ut fra bruttoinntekt de siste 12 eller 36 månedene, avhengig av hva som gir høyeste utbetaling.

Naturalytelser når den ansatte er permittert

Når perioden hvor vi betaler / forskutterer dagpenger er over og NAV tar over utbetalingen vil vi ikke lenger ha noe lønn som utbetales. Dersom den ansatte beholder naturalytelser som f.eks. fri bil og fri telefon får vi ikke trukket skatt i disse naturalytelsene. Da oppstår spørsmålet om hvordan dette skal praktiseres.      

Vi skal dabenytte altinn skjema RF – 1306 (Kontaktskjema – Skatteetaten (næringsdrivende)).Vi må ta med navn og fødselsnummer på den ansatte som har naturalytelsen, samthvilke naturalytelser den ansatte har fordel av, og beløp. Arbeidsgiverstrekkplikt er da ivaretatt ved å sende denne meldingen.

Skattekontoretkan da endre skattekortet ev. utskrive forskuddsskatt.

Dersom den ansatte parkerer bilen på jobben i permitteringsperioden, eller leverer inn andre naturalytelser skal de ikke beskattes for dette i den perioden. Fordelen(naturalytelsen) kan da stoppes i lønnssystemet i den aktuelle perioden.

Hente rapporten A07 a-meldingavstemming

Dersom du ønsker å få en kvittering / se på de permisjonene du har sendt inn kan du bestille og hente rapporten A07 a-melding avstemming fra altinn. Rapporten kan bestilles på altinn.no, eller direkte i lønnssystemet.

På fane 2 Arbeidsforhold i Excel arket du mottar kan du se Permisjonsid, Startdato, Sluttdato, Permisjonsprosent og Permisjonsbeskrivelse.  

Permittering - for den ansatte:

Den ansatte må selv søke om dagpenger i permitteringsperioden. Du finner mer informasjon om dette i lenkene under.  

NB! Som en del av den ansattes søknad om dagpenger må arbeidstaker også registrere seg som arbeidssøker. Dette kan kanskje for noen virke litt rart og ukomfortabelt dersom man skal være permittert i f.eks. 3 uker, og vet man skal tilbake til sin arbeidsgiver, men det er altså nødvendig for å kunne søke om dagpenger.        

     

https://www.nav.no/no/person/arbeid/dagpenger-ved-arbeidsloshet-og-permittering/dagpenger-nar-du-er-permittert#chapter-1

Andre kundecaser

SE ALLE kundecaser
Lukk skjema