Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Visma.net
Regler for fakturainnboks
Les mer

For å gjøre håndtering av inngående fakturaer enklere kan du opprette fakturainnboksregler. Dette vil si at fakturaen kan konteres ferdig i det den kommer inn i systemet.

For å opprette slike regler gå til leverandørreskontro og under innstillinger velg regler for fakturainnboks.

Trykk på + for å opprette en ny regel.

1. Velg en beskrivelse på regelen.

2. Velg leverandør den skal gjelde for.

3. Velge så hvilket felt systemet skal lese av på fakturaen, og hvilken betingelse og verdi som skal være på det feltet. I dette tilfellet er det varenr. til leverandøren

4. Velg så hva som skal gjøres med disse fakturaene når de kommer inn, under verdier i Financials.

Her kan man for eksempel velge hvilken konto og kostnadsbærer den skal føre denne fakturaen på. Det kan også legges på periodiseringsnøkkel, prosjekt og hvem som skal godkjenne denne fakturaen når den inneholder det varenummeret.

Lagre reglen. Neste gang det kommer inn en faktura fra denne leverandøren som har det varenummeret vil denne regelen bli utført.

Denne reglen har prioritet 1, og det vil si at om vi har andre regler som en faktura også kan gå under så vil denne reglen overstyre de som har prioritet 2 eller 3. Man kan velge prioritet under betingelser.

Med fakturainnboksregler kan man legge til mange ulike regler slik at man slipper å kontere fakturaer som er gjentagende.

Visma.net
Behandle fakturainnboks
Les mer

For å få oversikt over og behandle inngående faktura gå til leverandørreskontro og under behandlinger velg fakturainnboks.

Her vil alle nye faktura dukke opp.

Om det kommer inn en faktura fra en leverandør som ikke er registrert i systemet så vil fakturaen havne under blokkert.

Velg blokkert som innboksstatus for å se disse fakturaene.

For å behandle denne må leverandøren først opprettes. Velg fakturalinjen og trykk opprett leverandør. Et nytt vindu åpnes, her kan du evt. legge til mer info om denne leverandøren. Lagre og lukk denne.

Gjør eventuelle endringer med fakturaen. Du kan se PDF-fakturaen ved å klikke på det gule ikonet til venstre på fakturalinjen.

Når alle korreksjoner har blitt gjort trykk på lagre, nå vil den havne under ny. Trykk så på behandle.

Nå vil fakturaen havne under inngående faktura og den kan videre sendes til godkjenning. Klikk her for en guide på hvordan du sender en faktura til godkjenning. (Link)

Fakturaer som havner i fakturainnboksen som legger seg under ny har ingen feilmeldinger, disse kan vi normalt sett behandle uten å gjøre noen endringer. Derfor anbefaler vi å sette på automatikk her som gjør at systemet behandler disse hver dag, og du slipper å gå inn her for å trykke behandle.

Du må derimot gjøre endringer på de som havner som blokkert eller feil, og deretter behandle de.

Visma.net
Kreditere inngående faktura
Les mer

Gå til inngående faktura under leverandørreskontro og velg den fakturaen som skal krediteres.

Klikk på behandlinger og reverser. Nå vil en ny kreditnota bli opprettet.

Her kan du evt. legge til en beskrivelse, endre beløp, og deretter oppdatere bilaget.

For å matche faktura mot kreditnotaen klikk på behandlinger og manuelle betalinger. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

Trykk på + under dokumenter til matching og velg fakturaen som kreditnotaen skal matches mot.

Oppdater dokumentet. Nå er faktura og kreditnota matchet, bokført, og avsluttet i regnskapet.

Om en kreditnota allerede har blitt opprettet i systemet kan du gå direkte til skjermbildet leverandørbetalinger og velge kreditnota som dokumenttype og kreditnotaen som er opprettet finner du på bilagsnr. Under dokumenttype.

Deretter følg de samme stegene som over for å matche kreditnota med faktura.

Visma.net
Registrere manuell betaling på inngående faktura
Les mer

Gå til leverandørreskontro - inngående faktura.

Velg den leverandørfakturaen det skal registreres en manuell betaling på.

Trykk deretter på behandlinger og velg manuell betaling. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

Legg inn betalt beløp om det ikke stemmer med fakturert beløp.

Her må du endre til betalingsmetode 4 som er kontant eller manuell betaling.

Påse at alt stemmer, huk av "på vent" og oppdater bilaget.

Visma.net
Opprette inngående faktura manuelt
Les mer

Gå til leverandørreskontro og velg inngående faktura.  

Trykk så på + for å opprette en ny inngående faktura.

  1. Velg hvilken leverandør den kommer fra.
  2. Påse at dato og periode stemmer. Legg til en evt. beskrivelse og leverandørens fakturanr.
  3. Trykk på + for å opprette en ny varelinje

Legg til en lagerført eller ikke lagerført vare, eller opprett manuelt, med beskrivelse og sum, samt kostnadsbærer og konto.

Deretter kan den oppdateres, sendes til godkjenning, eller opprettes betaling på.

Husk at det må legges ved en PDF-fil for å få sendt den til godkjenning.

Visma.net
Opprette ny leverandør
Les mer

For å opprette en ny leverandør i Visma.net ERP, velg leverandører under leverandørreskontro.

Trykk på + for å opprette en ny leverandør.

Skriv inn navn på leverandøren.

Velg leverandørprofil som passer til leverandøren, da vil standardinnstillinger på denne leverandørprofilen bli fylt ut på denne leverandøren. Om du vil endre noen av standardinnstillingene på denne leverandøren gjøres det direkte på leverandørkortet.  

Legg til mer informasjon om kunden, som adresse og kontaktperson.  

Legg inn bankkontonr. på bankopplysninger, og organisasjonsnr. under kjøpsinnstillinger.

Trykk så på lagre. Nå vil denne leverandøren være tilgjengelig i systemet.

En annen måte å opprette leverandører på er å vente til fakturaer kommer inn i systemet. Da kan man opprette leverandør med den informasjonen som leverandøren selv har sendt. Dette gjøres i fakturainnboksen.

Fakturaer som kommer inn i systemet der leverandøren ikke finnes vil havne under blokkert.

Klikk på opprett leverandør. Da vil leverandøren bli opprettet i systemet.

Visma.net
Sende inngående faktura til godkjenning
Les mer

Gå til den inngående fakturaen du skal sende til godkjenning under leverandørreskontro.

Åpne fakturaen. Her kan du gjøre eventuelle endringer om den ikke er oppdatert i regnskapet.

Husk å legg ved en PDF-fil som vedlegg i fakturaen. Det må legges ved et vedlegg for å sende den til godkjenning i Approval.

Om du ønsker at fakturaen skal godkjennes av en spesifikk person først, så legge du inn vedkommende under godkjenningsdetaljer og første godkjenner. Her kan du velge mellom de som har rollen fakturagodkjenner for dette firmaet. Du kan også legge til en kommentar som godkjennerne vil se.

Trykk så på "send til godkjenning".

Nå har fakturaen status "sendt til godkjenning". Fakturaen vil nå ligge klar til godkjenning i Approval til de som skal godkjenne.

Når fakturaen er godkjent endrer status i Financials seg til "godkjent". Det kan ta litt tid før dette blir oppdatert i Financials.

Columbi Portal
Abonnement i Columbi Portal
Les mer

Abonnementsmodulen i Visma.net i Columbi portal er laget for å kunne fakturere lagervarer på abonnement.

Vi logger inn i Columbi portal (portal.columbi.no) og klikker på Abonnemnet, og deretter på Nytt abonnement.

Vi legger inn:

- Kunde

- Frekvens/intervall på ordren. Vi gjør oppmerksom på at intervaller er konfigurerbart.  

- Start, og evt. stoppdato på abonnementet

- Tekst som skal på fakturaen

- Varene som skal faktureres.

Deretter oppretter vi abonnementet med å trykke på "Opprett abonnement"

Intervall

Vi kan selv opprette ønskede intervall klikk på "intervaller".  

Batch intervaller er intervaller som alle faktureres på samme dato/intervall. Benyttes ofte ved husleie, eller ting som alltid skal faktures samtidig til alle kunder.  

Egendefinerte intervall styres fra dato på abonnementet til kunden.

Vi støtter:

- Måned

- Uke  

- Dag

Vi styrer også om det er hver, annenhver, hver 3. eller hver 12. På dagintervall kan man velge dette utfra en teller og har derfor full fleksibilitet.  

Det er også muligheter for å stå over ett intervall. Dette innebærer at kunden kan planlegge en pause om ønskelig.

Columbi Portal
Brukerhåndtering i Columbi Portal
Les mer

Logg inn på Columbi portalen på portal.columbi.no

Klikk på System Admin, og velg brukere. Klikk deretter Opprett ny bruker.

Legg inn brukerens e-postadresse, navn, rolle, og passord. Trykk lagre

Du må deretter gi tilgang til klient og modul. Gå derfor på System Administrator\klienter og klikk på navnet på ønsket klient du skal gi tilgang til.  

Klikk deretter på Legg til brukere under "koblede brukere" søk opp brukeren og velg rett rolle og velg lagre

Klikk deretter på modulnavnet og legg til bruker. Velg brukerens rolle og trykk på lagre

Brukeren har nå fått tilgang, og har nå mulighet til å logge på klienten.

Columbi Portal
Opprette ny faktura i Columbi Portal
Les mer

Vi logger inn på Columbi Portal og velger faktura\ny faktura.

Velg type kreditnota eller faktura. Søk opp ønsket kunde og velg fakturadato. Vi har her også muligheten til å legge inn en fakturatekst som kommer på fakturaen.  

Vi legger deretter inn ønsket artikkel, antall og pris. Ønsker vi å legge til flere artikler trykker vi på Legg til varelinje.  

Når vi er ferdig trykk på opprett faktura.

Vi går da automatisk over til skjermbildet for å synkronisere fakturaer. Dette er for øvrig et steg som kan automatiseres.  

Her kan vi velge hvilke fakturaer vi ønsker å overføre til ERP og vi kan også slette om det skulle være feil. Etter vi har utført ønskede endringer velger vi Synkroniser valgte fakturaer og automatikk i Visma.net ERP overtar.

No items found.
No items found.
Visma.net
Regler for fakturainnboks
Les mer

For å gjøre håndtering av inngående fakturaer enklere kan du opprette fakturainnboksregler. Dette vil si at fakturaen kan konteres ferdig i det den kommer inn i systemet.

For å opprette slike regler gå til leverandørreskontro og under innstillinger velg regler for fakturainnboks.

Trykk på + for å opprette en ny regel.

1. Velg en beskrivelse på regelen.

2. Velg leverandør den skal gjelde for.

3. Velge så hvilket felt systemet skal lese av på fakturaen, og hvilken betingelse og verdi som skal være på det feltet. I dette tilfellet er det varenr. til leverandøren

4. Velg så hva som skal gjøres med disse fakturaene når de kommer inn, under verdier i Financials.

Her kan man for eksempel velge hvilken konto og kostnadsbærer den skal føre denne fakturaen på. Det kan også legges på periodiseringsnøkkel, prosjekt og hvem som skal godkjenne denne fakturaen når den inneholder det varenummeret.

Lagre reglen. Neste gang det kommer inn en faktura fra denne leverandøren som har det varenummeret vil denne regelen bli utført.

Denne reglen har prioritet 1, og det vil si at om vi har andre regler som en faktura også kan gå under så vil denne reglen overstyre de som har prioritet 2 eller 3. Man kan velge prioritet under betingelser.

Med fakturainnboksregler kan man legge til mange ulike regler slik at man slipper å kontere fakturaer som er gjentagende.

Visma.net
Behandle fakturainnboks
Les mer

For å få oversikt over og behandle inngående faktura gå til leverandørreskontro og under behandlinger velg fakturainnboks.

Her vil alle nye faktura dukke opp.

Om det kommer inn en faktura fra en leverandør som ikke er registrert i systemet så vil fakturaen havne under blokkert.

Velg blokkert som innboksstatus for å se disse fakturaene.

For å behandle denne må leverandøren først opprettes. Velg fakturalinjen og trykk opprett leverandør. Et nytt vindu åpnes, her kan du evt. legge til mer info om denne leverandøren. Lagre og lukk denne.

Gjør eventuelle endringer med fakturaen. Du kan se PDF-fakturaen ved å klikke på det gule ikonet til venstre på fakturalinjen.

Når alle korreksjoner har blitt gjort trykk på lagre, nå vil den havne under ny. Trykk så på behandle.

Nå vil fakturaen havne under inngående faktura og den kan videre sendes til godkjenning. Klikk her for en guide på hvordan du sender en faktura til godkjenning. (Link)

Fakturaer som havner i fakturainnboksen som legger seg under ny har ingen feilmeldinger, disse kan vi normalt sett behandle uten å gjøre noen endringer. Derfor anbefaler vi å sette på automatikk her som gjør at systemet behandler disse hver dag, og du slipper å gå inn her for å trykke behandle.

Du må derimot gjøre endringer på de som havner som blokkert eller feil, og deretter behandle de.

Visma.net
Kreditere inngående faktura
Les mer

Gå til inngående faktura under leverandørreskontro og velg den fakturaen som skal krediteres.

Klikk på behandlinger og reverser. Nå vil en ny kreditnota bli opprettet.

Her kan du evt. legge til en beskrivelse, endre beløp, og deretter oppdatere bilaget.

For å matche faktura mot kreditnotaen klikk på behandlinger og manuelle betalinger. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

Trykk på + under dokumenter til matching og velg fakturaen som kreditnotaen skal matches mot.

Oppdater dokumentet. Nå er faktura og kreditnota matchet, bokført, og avsluttet i regnskapet.

Om en kreditnota allerede har blitt opprettet i systemet kan du gå direkte til skjermbildet leverandørbetalinger og velge kreditnota som dokumenttype og kreditnotaen som er opprettet finner du på bilagsnr. Under dokumenttype.

Deretter følg de samme stegene som over for å matche kreditnota med faktura.

Visma.net
Registrere manuell betaling på inngående faktura
Les mer

Gå til leverandørreskontro - inngående faktura.

Velg den leverandørfakturaen det skal registreres en manuell betaling på.

Trykk deretter på behandlinger og velg manuell betaling. Du blir nå sendt til skjermbildet leverandørbetalinger.

Legg inn betalt beløp om det ikke stemmer med fakturert beløp.

Her må du endre til betalingsmetode 4 som er kontant eller manuell betaling.

Påse at alt stemmer, huk av "på vent" og oppdater bilaget.

Visma.net
Opprette inngående faktura manuelt
Les mer

Gå til leverandørreskontro og velg inngående faktura.  

Trykk så på + for å opprette en ny inngående faktura.

  1. Velg hvilken leverandør den kommer fra.
  2. Påse at dato og periode stemmer. Legg til en evt. beskrivelse og leverandørens fakturanr.
  3. Trykk på + for å opprette en ny varelinje

Legg til en lagerført eller ikke lagerført vare, eller opprett manuelt, med beskrivelse og sum, samt kostnadsbærer og konto.

Deretter kan den oppdateres, sendes til godkjenning, eller opprettes betaling på.

Husk at det må legges ved en PDF-fil for å få sendt den til godkjenning.

Visma.net
Opprette ny leverandør
Les mer

For å opprette en ny leverandør i Visma.net ERP, velg leverandører under leverandørreskontro.

Trykk på + for å opprette en ny leverandør.

Skriv inn navn på leverandøren.

Velg leverandørprofil som passer til leverandøren, da vil standardinnstillinger på denne leverandørprofilen bli fylt ut på denne leverandøren. Om du vil endre noen av standardinnstillingene på denne leverandøren gjøres det direkte på leverandørkortet.  

Legg til mer informasjon om kunden, som adresse og kontaktperson.  

Legg inn bankkontonr. på bankopplysninger, og organisasjonsnr. under kjøpsinnstillinger.

Trykk så på lagre. Nå vil denne leverandøren være tilgjengelig i systemet.

En annen måte å opprette leverandører på er å vente til fakturaer kommer inn i systemet. Da kan man opprette leverandør med den informasjonen som leverandøren selv har sendt. Dette gjøres i fakturainnboksen.

Fakturaer som kommer inn i systemet der leverandøren ikke finnes vil havne under blokkert.

Klikk på opprett leverandør. Da vil leverandøren bli opprettet i systemet.

Visma.net
Sende inngående faktura til godkjenning
Les mer

Gå til den inngående fakturaen du skal sende til godkjenning under leverandørreskontro.

Åpne fakturaen. Her kan du gjøre eventuelle endringer om den ikke er oppdatert i regnskapet.

Husk å legg ved en PDF-fil som vedlegg i fakturaen. Det må legges ved et vedlegg for å sende den til godkjenning i Approval.

Om du ønsker at fakturaen skal godkjennes av en spesifikk person først, så legge du inn vedkommende under godkjenningsdetaljer og første godkjenner. Her kan du velge mellom de som har rollen fakturagodkjenner for dette firmaet. Du kan også legge til en kommentar som godkjennerne vil se.

Trykk så på "send til godkjenning".

Nå har fakturaen status "sendt til godkjenning". Fakturaen vil nå ligge klar til godkjenning i Approval til de som skal godkjenne.

Når fakturaen er godkjent endrer status i Financials seg til "godkjent". Det kan ta litt tid før dette blir oppdatert i Financials.

Columbi Portal
Abonnement i Columbi Portal
Les mer

Abonnementsmodulen i Visma.net i Columbi portal er laget for å kunne fakturere lagervarer på abonnement.

Vi logger inn i Columbi portal (portal.columbi.no) og klikker på Abonnemnet, og deretter på Nytt abonnement.

Vi legger inn:

- Kunde

- Frekvens/intervall på ordren. Vi gjør oppmerksom på at intervaller er konfigurerbart.  

- Start, og evt. stoppdato på abonnementet

- Tekst som skal på fakturaen

- Varene som skal faktureres.

Deretter oppretter vi abonnementet med å trykke på "Opprett abonnement"

Intervall

Vi kan selv opprette ønskede intervall klikk på "intervaller".  

Batch intervaller er intervaller som alle faktureres på samme dato/intervall. Benyttes ofte ved husleie, eller ting som alltid skal faktures samtidig til alle kunder.  

Egendefinerte intervall styres fra dato på abonnementet til kunden.

Vi støtter:

- Måned

- Uke  

- Dag

Vi styrer også om det er hver, annenhver, hver 3. eller hver 12. På dagintervall kan man velge dette utfra en teller og har derfor full fleksibilitet.  

Det er også muligheter for å stå over ett intervall. Dette innebærer at kunden kan planlegge en pause om ønskelig.

Columbi Portal
Brukerhåndtering i Columbi Portal
Les mer

Logg inn på Columbi portalen på portal.columbi.no

Klikk på System Admin, og velg brukere. Klikk deretter Opprett ny bruker.

Legg inn brukerens e-postadresse, navn, rolle, og passord. Trykk lagre

Du må deretter gi tilgang til klient og modul. Gå derfor på System Administrator\klienter og klikk på navnet på ønsket klient du skal gi tilgang til.  

Klikk deretter på Legg til brukere under "koblede brukere" søk opp brukeren og velg rett rolle og velg lagre

Klikk deretter på modulnavnet og legg til bruker. Velg brukerens rolle og trykk på lagre

Brukeren har nå fått tilgang, og har nå mulighet til å logge på klienten.

Columbi Portal
Opprette ny faktura i Columbi Portal
Les mer

Vi logger inn på Columbi Portal og velger faktura\ny faktura.

Velg type kreditnota eller faktura. Søk opp ønsket kunde og velg fakturadato. Vi har her også muligheten til å legge inn en fakturatekst som kommer på fakturaen.  

Vi legger deretter inn ønsket artikkel, antall og pris. Ønsker vi å legge til flere artikler trykker vi på Legg til varelinje.  

Når vi er ferdig trykk på opprett faktura.

Vi går da automatisk over til skjermbildet for å synkronisere fakturaer. Dette er for øvrig et steg som kan automatiseres.  

Her kan vi velge hvilke fakturaer vi ønsker å overføre til ERP og vi kan også slette om det skulle være feil. Etter vi har utført ønskede endringer velger vi Synkroniser valgte fakturaer og automatikk i Visma.net ERP overtar.