Se for deg dette: Du har 10 like stoler, kjøpt inn på tre forskjellige tidspunkt. En ryker. Du skal kjøpe en ny. Hvordan vet du om den stolen er ferdig avskrevet, om den i det hele tatt er aktivert, eller om den hører til kjøp én, to eller tre?
Fra «kontormøbler» til reell oversikt
I mange driftsmiddelregistre er driftsmidlene oppført som eksempelvis «kontormøbler», «mobiltelefoner» eller «PC-er» som ett enkelt driftsmiddel. Det er praktisk – men det gir ikke alltid den oversikten man trenger den dagen noe skal byttes ut, kasseres eller flyttes.
I Visma Net ERP har du selvsagt mulighet til å legge dokumentasjon på alle driftsmidler. Du kan koble bilagene rett på via «Konverter innkjøp til driftsmidler», legge inn innkjøpsdato og garantivilkår, og gjøre driftsmiddelet søkbart i hverdagen.
Ansvarlig, bygg, etasje – og flytt med historikk
Du kan også registrere hvem som er ansvarlig for driftsmiddelet. Hvilket bygg, hvilken etasje og hvilket rom det står i. Hva er fordelen med det?
Si du har to møterom. Du registrerer at projektoren tilhører møterom 1. Møterom 1 pusses opp, og et annet rom gjøres om til nytt møterom. Du flytter da driftsmiddelet i systemet – og får med deg full historikk, inkludert informasjon om at det er flyttet og hvor det stod før.
Den dagen noe skal kasseres, er det heller ingen tvil om hva som skal kasseres. Du har serienummeret, du har plasseringen – og du har historikken.
Overordnede driftsmidler – bygg en struktur
Visma Net håndterer også overordnede driftsmidler. Du kan opprette et driftsmiddel som heter «Møterom 1» og knytte kostnader for oppussing, maling, teppe og lydisolering direkte på det. Under det kan du legge stoler, bord og AV-utstyr som egne, underliggende driftsmidler.
Hvert underliggende driftsmiddel avskrives separat, men du kan rapportere akkumulert på møterommet om du ønsker det. Slik får du både detaljnivå og helhetsbilde – uten å måtte velge.
Mer presis kontroll
Når driftsmidlene ligger strukturert, blir hverdagen lettere. Reklamasjoner og garantisaker lar seg følge opp, utfasing og oppgraderinger kan planlegges på faktisk grunnlag og du slipper å gjette på hva som er hva. Det er ikke avskrivningene som er problemet – det er oversikten. Den får du i Visma Net ERP.
