Likevel opplever mange at implementeringen blir mer krevende enn forventet. Utfordringene handler ofte ikke om teknologien i seg selv, men om mennesker, prosesser og endring. Derfor handler en vellykket implementering om langt mer enn det tekniske oppsettet.
Hva er det som skiller de vellykkede prosjektene fra de som møter motstand, forsinkelser og frustrasjon?
En strukturert implementeringsprosess legger grunnlaget
Implementering av et HR-system berører ofte flere deler av virksomheten og involverer både HR, ledere, ansatte og IT. En vellykket implementering krever derfor tydelig prosjektstyring, godt samarbeid og en strukturert tilnærming gjennom hele prosjektløpet.
For å sikre en strukturert og forutsigbar implementering er det viktig å dele prosjektet inn i tydelige faser med klare mål og ansvarsområder. Hos Columbi benytter vi en leveransemodell som legger til rette for god prosjektstyring, tett samarbeid og aktiv involvering av kunden gjennom hele prosjektløpet.
Ønsker du å lese mer om hvordan Columbis leveransemodell er bygget opp? Les vår artikkel om leveransemodellen her.
Seks suksessfaktorer for implementering av HR-system
Leveransemodellen beskriver hvordan prosjektet gjennomføres. For å lykkes i praksis bør virksomheten ha fokus på noen sentrale suksessfaktorer gjennom hele implementeringsprosessen:
🔹Definer tydelige mål
🔹Involver de riktige menneskene
🔹Prioriter god datakvalitet
🔹Sett av tid til testing
🔹Prioriter opplæring og endringsledelse
🔹Følg opp etter oppstart
Definer tydelige mål
En vellykket implementering starter med et tydelig mål. Før prosjektet settes i gang bør virksomheten være enig om hvilke utfordringer løsningen skal løse, hvilke arbeidsprosesser som skal forbedres og hvilke gevinster man ønsker å oppnå.
Gjennom implementeringsprosjekter ser vi ofte at virksomheter har en klar idé om at de trenger et nytt HR-system, men ikke alltid et like tydelig bilde av hvilke gevinster de ønsker å oppnå. Derfor anbefaler vi å bruke tid tidlig i prosjektet på å definere mål og forventninger.
Involver de riktige menneskene
Den nye løsningen vil påvirke mange ulike brukergrupper. Derfor bør både HR, ledere, nøkkelbrukere og eventuelt IT involveres tidlig i prosjektet. Dette bidrar til bedre behovskartlegging og økt eierskap til prosjektet.
Vår erfaring er at motstanden mot nye løsninger sjelden skyldes selve systemet. Ofte handler det om manglende involvering eller at brukerne ikke forstår hvorfor endringen gjennomføres. Tidlig involvering gjør overgangen til den nye løsningen enklere.
Prioriter god datakvalitet
Datakvalitet er en viktig forutsetning for et vellykket prosjekt. Før migrering bør virksomheten rydde i medarbeiderdata, organisasjonsstruktur og annen informasjon som skal overføres.
God datakvalitet reduserer risikoen for feil og legger grunnlaget for pålitelig rapportering og effektive HR-prosesser.
Sett av tid til testing
Grundig testing er en viktig del av implementeringen. Både funksjonalitet, arbeidsflyter, integrasjoner og rapporter bør testes før løsningen tas i bruk.
Ved å involvere fremtidige brukere i testingen kan eventuelle forbedringspunkter oppdages og håndteres før løsningen tas i bruk.
Prioriter opplæring og endringsledelse
Implementering av et HR-system handler ikke bare om å ta i bruk ny teknologi – det handler også om å endre arbeidsprosesser og arbeidsmåter. Derfor bør opplæring og endringsledelse være en integrert del av prosjektet.
Når brukerne forstår hvorfor endringen gjennomføres og får nødvendig opplæring, blir overgangen til den nye løsningen enklere.
Følg opp etter oppstart
Go-live markerer starten på en ny arbeidshverdag – ikke slutten på prosjektet. De første ukene etter oppstart bør brukes til å besvare spørsmål, støtte brukerne og justere løsningen ved behov.
En god oppfølging gjør det enklere å identifisere forbedringsområder og sikrer at virksomheten får ønsket verdi av investeringen.
Selv om hver virksomhet har ulike behov og forutsetninger, ser vi at de mest vellykkede prosjektene har mange av de samme kjennetegnene: tydelige mål, god planlegging, aktiv involvering av brukerne og et tett samarbeid gjennom hele prosjektløpet.
Planlegger dere å ta i bruk en ny HR-løsning? Ta kontakt med oss her for en uforpliktende prat om hvordan vi kan bidra til en strukturert og vellykket implementering.
