Her er våre fem tips til hvordan du kan unngå de klassiske fallgruvene i ERP-prosjekter.
Det er krevende å bytte ERP-system. Siden dette er ikke er noe som blir gjort ofte, er det heller ikke noe du kommer til å bli god på.
Et ERP-prosjekt berører hele organisasjonen. Derfor krever det teknisk presisjon, tydelig kommunikasjon, men mest av alt: godt samarbeid.
Her er våre fem tips for å unngå de klassiske fallgruvene i ERP-prosjekter.
Fallgruve 1 – Uklart målbilde
Når du starter et stort prosjekt må dere ha mål og retning. Hos oss starter ethvert prosjekt med forventningsavklaring, målsetting og rollefordeling.
Tips:
Begynn med forretningsmål. Sett ord på hva dere faktisk ønsker å oppnå, for eksempel raskere prosesser, mer oversikt eller mindre manuelt arbeid. tydelige mål gjør det lettere å velge underveis.
Fallgruve 2 – Manglende forankring
Noen må eie fremgangen, og det bør være ledelsen. Utover dette er det mange nøkkelroller som må fylles og eies. I forprosjektet blir vi enige om hvem som har hvilke roller. Når prosjektet er i gang får alle den støtten de trenger for å fylle rollen sin.
Tips:
Ha ledelse, nøkkelpersoner og superbrukere med i prosessen fra start. Da får de mer eierskap til prosjektet, og til plattformen når den tas i bruk.
Fallgruve 3 – Datakvalitet og migrering
Datakvalitet er grunnmuren i ethvert ERP-system. Uten gode data blir det vanskelig å bygge gode prosesser. Mange undervurderer dette fordi det kan virke mindre viktig, men uttrykket “shit in, shit out” gjelder her også.
Tips:
Kartlegg hvilke data som brukes og hvor kvaliteten svikter. Fjern unødvendige eller feilaktige oppføringer, og test med ekte data. Ikke bruk demo, for de inneholder ikke ekte feil. Bruk verktøy som Bizweb for å rydde opp før flyttingen.
Fallgruve 4 – Urealistisk tidslinje og omfang
Små tillegg og ønsker som stadig sniker seg inn er en klassiker. Uten tydelige prioriteringer og effektmål vokser prosjektet i omfang. Dette gjør at prosjektet vokser i tid og kostnader øker.
Tips:
Ha en plan for når det kommer forslag og ønsker. Vurder ut fra effekt, kostnad og risiko.
Supertips: Et godt ønske kan være verdt en forskyvelse av sluttdato. Det kan være enklere å endre noe underveis enn etterpå.
Fallgruve 5 – For lite opplæring og endringsledelse
Ikke nedprioriter opplæring. Det er nemlig her verdien hentes ut. Når de som skal bruke plattformen kjenner den godt kan de få full utnyttelse av den fra dag 1. Under opplæringen må også målbildet være tydelig, slik at alle vet hvorfor de skal endre arbeidsmåte, ikke bare hvordan.
Tips:
Sett av tid til opplæring og kommunikasjon.. Bruk gjerne Visma Learning Universe som støtte, men kombiner det med praktisk opplæring i egne data. Vi setter ofte av noen dager til opplæring med de ansatte. Vår erfaring er at det gir bedre læringsmiljø å være hos kunden og jobbe med deres data under opplæring.
Supertips:
Sørg for å ha noen motiverte, interne superbrukere som støtter kollegaene.
Et vellykket ERP-prosjekt det handler om mennesker, forankring og målrettet endring.
Husk:
- Start med forretningsmålene: Hva vil dere oppnå med byttet?
- Sørg for solid forankring hos ledelsen og nøkkelpersonene
- Rydd opp i data før du flytter
- Vær realistisk på tid og omfang
- Prioriter opplæring og endringsledelse
Når disse punktene sitter, øker sjansen dramatisk for et prosjekt som både gir verdi og faktisk endrer måten dere jobber på 💡
Vil du vite mer?
Se vårt webinar 5 fallgruver som saboterer ERP-prosjekter – og hvordan du unngår dem
